Postup při podání závěrečné zprávy

  1. Vyplnit požadované informace v Databázi mobilit (Mobility Tool).

• Mobility tool naleznete ZDE.
• Návod jak na Mobility Tool naleznete ZDE.
• Před generováním závěrečné zprávy musí být všechny mobility vyplněné a zvalidované.
• Zkontrolujte zejména:
• data aktivit (pozor na minimální délku trvání a to zejména u dobrovolnických aktivit)
• dny na cestu (např. není možné požadovat dny na cestu u účastníků, kteří pochází z místa konání aktivity)
• cestovní pásma (vyplňují se dle skutečnosti s pomocí kalkulátoru)
• počty účastníků (pokud máte více účastníků, než jste měli schváleno, použijte políčko "grant nepožadován")
• vedoucí skupin (v případě Výměny mládeže)
• místo vyslání účastníků (zadává se skutečné místo vyslání, nikoliv místo vysílající organizace - toto je možné upřesnit také v poznámce)
• státní příslušnost účastníků (Účastník nemůže být vyslán jinou zemí, než zemí v níž má své státní občanství. Pokud mají účastníci jiné státní občanství než v zemi, ze které jsou vysláni, je nutné doložit přílušnost k zemi jejich vysílající organizace - např. Účastník německé státní příslušnosti je vyslán organizací sídlící v Řecku, protože v Řecku dlouhodobě studuje - v tomto případě je nutné doložit například potvrzení o studiu).
• certifikát Youthpass (ujistěte se, že jste všem účastníkům vystavili Youthpass. Vystavení Youthpassu rovněž zaznamenejte u jednotlivých mobilit)
• Všechna data musí být vyplněna dle skutečnosti nebo nahlášené schválené změny.
• Mimo to zkontrolujte, zda Vaše výstupy (články, videa, publikace...) splňují pravidla viditelnosti financování EU (POZOR! Nebude-li tato povinnost splněna, výsledná výše grantu může být snížena).

 2. Zkontrolovat v Mobility toolu zprávy účastníků

• Výměna mládeže: zprávu účastníka zasílají pouze vedoucí skupin
• Mobilita pracovníků s mládeží: zprávu účastníka zasílají všichni účastníci
• Dobrovolnictví: zprávu účastníka zasílají všichni dobrovolníci
• Výzva na vyplnění zprávy chodí účastníkům po konci projektu na email uvedený v jednotlivých mobilitách. Pokud účastník zprávu nevyplnil, nejprve se tedy ujistěte, že má správně zadanou emailovou adresu.
• V případě sporných bodů/nedostatků ve zprávách účastníků máte možnost se k nim vyjádřit v textu závěrečné zprávy. 

 3. Zkontrolovat v Mobility toolu rozpočet

• V sekci Rozpočet zkontrolujte prosím jednotlivé položky rozpočtu.
• Zkontrolujte prosím, že jste v rozpočtu nepřekročili 100%. Pokud rozpočet nedočerpáváte (například z důvodů zkrácení aktivity nebo zmenšení počtu účastníků), ujistěte se, že jste toto komunikovali s NA.
• Nezapomeňte ručně vyplnit mimořádné náklady (pokud se týká) a ujistěte se, že jste použili správný přepočet.

 4. Vložit do elektronické závěrečné zprávy povinné přílohy

• Výměna mládeže: tabulka aktivit, doklad o účasti
• Mobility pracovníků s mládeží: tabulka aktivit, doklad o účasti
• Dobrovolnictví: tabulka aktivit, čestné prohlášení
• Tabulka aktivit: tabulka, kterou přikládáte musí být aktualizovaná dle skutečnosti. Každá aktivita musí mít svou tabulku aktivit. Zkontrolujte, že máte správně vyplněná data a místo aktivity (musí odpovídat informacím v Mobility toolu).
• Doklad o účasti: jednotlivé požadavky na tento doklad jsou uvedeny vždy pro každou výzvu v příloze III grantové dohody – Finanční a smluvní pravidla – vždy je proto nutné se podívat na aktuální podmínky (najdete tam, které informace jsou vyžadovány).
• Čestné prohlášení: prohlášení najdete přímo v Mobility toolu ke stáhnutí. Datum na čestném prohlášení by nemělo být starší než 14 dní od odeslání závěrečné zprávy. Čestné prohlášení podepisuje výhradně statutární zástupce organizace. Podpis musí být originální (ne tzv. vložený podpis). Nezapomeňte také na razítko (pokud se týká).
• Pokud jste v projektu využili mimořádné náklady, přiložte k závěrečné účetní doklady dokazující jejich využití (např. faktura + výpis z účtu či výdajový pokladní doklad).
• Pokud jste v projektu využili vyšší moc, přiložte důkazné dokumenty.

 5. Odeslat závěrečnou zprávu

• Závěrečnou zprávu odešlete po konci projektového období nejpozději do 30 dnů (60 dnů pro strategickou EDS).
• Závěrečná zpráva, jakož i všechny přílohy, se zasílají pouze v elektronické podobě.
• Závěrečnou zprávu nelze odeslat před koncem projektového období (v takovém případě vám zpráva bude automaticky zamítnuta).
• V případně technických problémů při odesílání závěrečné zprávy udělejte nejlépe printscreen a kontaktujte NA.