O programu

O programu

Erasmus+ je vzdělávací program Evropské unie na období 2014–2020, který podporuje spolupráci a mobilitu ve všech sférách vzdělávání, v odborné přípravě a v oblasti sportu, mládeže a neformálního vzdělávání. Je nástupcem Programu celoživotního učení, programu Mládež v akci a dalších.

FAQ pro koordinátory projektů

Často kladené otázky a odpovědi týkající se aktivit v rámci programu Erasmus+ a Evropského sboru solidarity v souvislosti s pandemií COVID-19

  1. Kam se mám obrátit s dotazy ohledně dopadu pandemie COVID-19 na aktivity v rámci programu Erasmus+ nebo Evropského sboru solidarity?

  2. Řada vysokoškolských studentů programu Erasmus+ se obává, že jejich studijní doba v zahraničí nebude uznána. Jakou jim můžeme nabídnout pomoc, aby si s touto situací poradili?

  3. Když se začaly zavírat hranice, jeden z našich účastníků si musel koupit letenku navíc, aby se dostal domů dříve, protože daná letecká společnost nesouhlasila se změnou původního data návratu. Můžeme hradit tyto další nebo mimořádné náklady z prostředků programu Erasmus+ nebo Evropského sboru solidarity?

  4. Kvůli narušení činnosti způsobené pandemií COVID-19 jsme museli hradit některé mimořádné náklady účastníkům se zdravotním postižením, kteří potřebovali dlouhodobější pomoc. Jsou tyto náklady způsobilé?

  5. Chtěl/a jsem se přihlásit k účasti na projektu, jehož uzávěrka/termín podání se blíží. Nemohu se ale spojit se svými partnery v jiných zemích, protože jejich kanceláře/instituce/organizace jsou zavřené. Může Komise odložit lhůtu pro podávání žádostí?

  6. Pracuji v oblasti koordinace projektů Erasmus+ a Evropského sboru solidarity a z organizační podpory je mně a mým kolegům vyplácena mzda. Můžeme si ponechat náklady na organizaci mobilit v plném rozsahu i přesto, že některé aktivity byly zrušeny?

  7. Jsem koordinátor/ka projektu a musel/a jsem pozastavit projekt. Můžu si ponechat grant na projektové řízení? Můžu požádat o prodloužení projektu a dokončit aktivity později?

  8. Jsem koordinátor/ka projektu. Musel/a jsem zrušit aktivity, ale už mi vznikly výdaje, které není možné získat zpět (pronájem pokoje, ubytování pro účastníky atd.). Budou tyto náklady hrazeny?

  9. Chci zajistit fyzický podpis grantové dohody svým nadřízeným, nicméně to v tuto chvíli není možné. Bude naskenovaná kopie grantové dohody dostačující?

  10. Mají studenti / účastníci vzdělávání / zaměstnanci vyplnit zprávu účastníka, pokud se jejich mobilita neuskutečnila, ale některé náklady byly uznány na základě tzv. vyšší moci?

  11. Mohou být dodatečné cestovní náklady tzv. zero-grant studentů v rámci mobilit vysokoškolského vzdělávání uhrazeny stejným způsobem jako v případě studentů, kteří pobírali stipendium?

  12. Mohou příjemci zrušit mobilitu před výjezdem (např. příští semestr) získat náhradu na základě vyšší moci?

  13. Můžete objasnit, jestli je způsobilá online výuka pro profesory a vyučující? Vztahují se stejná pravidla pro studenty účastnící se online výuky také na zaměstnance?

  14. Pokud je trvání projektu prodlouženo z 24 měsíců nebo méně na dobu delší než 24 měsíců, znamená to, že je třeba vypracovat průběžnou zprávu?

  15. Dobrovolníci působící v rámci Evropského sboru solidarity ukončili nebo ukončují svou aktivitu a nemohou se vrátit do své domovské země. Jaké pojistné krytí je za tohoto scénáře poskytováno? Jaké je pojistné krytí v jejich domovské zemi / hostitelské zemi v případě přerušených aktivit?

  16. Mnozí dobrovolníci působící v Evropském sboru solidarity přerušili svou aktivitu a vrátili se na dobu přerušení domů, zatímco mnoho dalších se do své domovské země po dobu přerušení činnosti vrátit nemůže. Za jakých podmínek mohou dobrovolníci pokračovat ve své aktivitě?

  17. Je rovněž možné prodloužit trvání projektů ESC13?

  18. Za běžných okolností při používání jednotkových nákladů nemusejí příjemci klíčové akce 1 a klíčové akce 2 předkládat doklady o výdajích nebo zprávy/údaje o přesné výši vzniklých výdajů. Můžete potvrdit, že je tomu tak i v případě, kdy se podle zásady zásahu vyšší moci uplatňují jednotkové náklady?

  19. Pokud příjemci požádají o prodloužení délky trvání projektu, musejí také projekt pozastavit (na počet měsíců, o které chtějí délku trvání prodloužit)? Můžete objasnit, zda existuje souvislost mezi pozastavením a prodloužením projektu?

  20. Je možné pozastavit projekt, který se blíží svému konci?

  21. Pokud se dobrovolníci účastnili projektu po dobu více než tří měsíců, ale projekt byl zrušen kvůli epidemii onemocnění COVID-19, mohou se účastnit jiných dobrovolnických projektů? Mohou podpořit jiné organizace, pokud jejich hostitelská organizace musela ukončit činnost? Smějí dobrovolníci plnit jiné úkoly?

    Oprávněnost nákladů a další pravidla financování

  22. Zahajují-li účastníci svou mobilitu v hostitelské zemi virtuálně, mají nárok na grant?

  23. Vzhledem k pandemii COVID-19 si někteří účastníci pronajali auto na cestu domů (nebyly k dispozici žádné lety ani vlaková spojení). Jejich počáteční cestovní příspěvek vycházel ze stejného cestovního pásma. Náklady na pronájem automobilu by byly hrazeny z mimořádných nákladů (v rámci možností celkové přidělené částky grantu). Jak se však vypořádat s jedním dokladem za dva dobrovolníky? Je možné se před vyhotovením závěrečné zprávy dohodnout, jak rozdělit účet, a přijmout jej ve fázi závěrečné zprávy?
    Pokud cesta trvá déle než jeden den, je možné stejným způsobem pokrýt i náklady na ubytování (tj. rozdělit účet, pokud účastníci sdílejí jeden pokoj)?
    Tato otázka se týká také dobrovolníků pobývajících během pandemie COVID-19 ve sdílených bytech, přičemž výdaje musí být hrazeny jako mimořádné náklady. Je k pokrytí těchto nákladů potřebná další dokumentace?

  24. Mohou vysokoškolské instituce využít svou organizační podporu k pokrytí mimořádných nákladů souvisejících s virtuálními aktivitami a je třeba toto zdokumentovat?

    Aktivity národních agentur a řízení životního cyklu projektu

  25. Je v případě plně virtuální mobility bez poskytnutí grantu Erasmus+ účastníkovi nadále nutné, aby příjemce podepsal účastnickou smlouvu s účastníkem?

  26. Studenti, kteří se účastní virtuálních aktivit v hostitelské zemi, mají nárok na grant na mobilitu, ale není tomu tak, pokud zůstávají ve své domovské zemi. Jak by si měly vysokoškolské instituce ověřit, zda je student skutečně v zahraničí?

  27. Irské správní orgány požadují, aby každý, kdo přijde do Irska, s výjimkou příchodu ze Severního Irska, strávil 14 dní v izolaci. V praxi to znamená, že dobrovolníci, kteří mohou vstoupit do Irska v rámci své mobility, budou také muset strávit 14 dní v izolaci.
    Mohou účastníci absolvovat úvodní a další popříjezdová školení virtuálně během karantény, a byla by pak tato školení součástí mobility?
    Mohou být dny strávené v karanténě považovány za součást aktivity a mohou být náklady účastníků po takovou dobu hrazeny?

 

 

1. Kam se mám obrátit s dotazy ohledně dopadu pandemie COVID-19 na aktivity v rámci programu Erasmus+ nebo Evropského sboru solidarity?

  • Organizace, které jsou příjemci grantů (univerzity, školy, mládežnické a další organizace), by se měly obrátit na agenturu, která udělila grant na realizaci jejich projektu, a to buď:

    • národní agenturu v jejich příslušné zemi v případě většiny akcí programu Erasmus+ a Evropského sboru solidarity. Národní agentury se nacházejí v členských státech EU, dále v Severní Makedonii, na Islandu, v Lichtenštejnsku, Norsku, Turecku, Srbsku a ve Spojeném království.

    • Výkonnou agenturu pro vzdělávání, kulturu a audiovizuální oblast (EACEA) v případě centralizovaných akcí programu Erasmus+ a Evropského sboru solidarity, jako je společné magisterské studium Erasmus Mundus, Jean Monnet, Evropské univerzity, Střediska pro špičkovou úroveň odborného vzdělávání, Budování kapacit, Evropská mládež spolu nebo Dobrovolnické týmy v oblastech s vysokou prioritou.

  • Jiní partneři projektu, kteří nejsou příjemci grantu, (univerzity, školy, mládežnické a další organizace atd.) by měli komunikovat s koordinátorem (příjemcem grantu) svého projektu.

 

2. Řada vysokoškolských studentů programu Erasmus+ se obává, že jejich studijní doba v zahraničí nebude uznána. Jakou jim můžeme nabídnout pomoc, aby si s touto situací poradili?

  • Po vysokoškolských institucích se žádá, aby byly co nejflexibilnější a nejpragmatičtější a pomohly tak studentům dosáhnout výsledků uvedených v jejich studijních smlouvách, a to bez ohledu na místo, kde se studenti nacházejí (například prostřednictvím studia na dálku za použití digitálních nástrojů). Tato flexibilita pomůže zejména studentům, kteří se vrátili do svých domovských zemí, aby zakončili své mobility v přijímajících institucích a aby dosáhli plného uznání kreditů v rámci Evropského systému přenosu a akumulace kreditů (ECTS) získaných prostřednictvím studia na dálku.

 

3. Když se začaly zavírat hranice, jeden z našich účastníků si musel koupit letenku navíc, aby se dostal domů dříve, protože daná letecká společnost nesouhlasila se změnou původního data návratu. Můžeme hradit tyto další nebo mimořádné náklady z prostředků programu Erasmus+ nebo Evropského sboru solidarity?

  • Ano, můžete tyto náklady považovat za způsobilé, pokud nebude překročen celkový rozpočet na váš projekt uvedený v dotčené grantové dohodě. Pokud budete v budoucnu podrobeni auditu, možná budete muset prokázat nutnost proplacení těchto nákladů.

 

4. Kvůli narušení činnosti způsobené pandemií COVID-19 jsme museli hradit některé mimořádné náklady účastníkům se zdravotním postižením, kteří potřebovali dlouhodobější pomoc. Jsou tyto náklady způsobilé?

  • Ano, můžete tyto náklady považovat za způsobilé, pokud nebude překročen celkový rozpočet na váš projekt uvedený v dotčené grantové dohodě. Pokud budete v budoucnu podrobeni auditu, možná budete muset prokázat nutnost proplacení těchto nákladů.

 

5. Chtěl/a jsem se přihlásit k účasti na projektu, jehož uzávěrka/termín podání se blíží. Nemohu se ale spojit se svými partnery v jiných zemích, protože jejich kanceláře/instituce/organizace jsou zavřené. Může Komise odložit lhůtu pro podávání žádostí?

  • Komise prodloužila lhůtu pro podávání žádostí u řady výzev k podávání návrhů v rámci programu Erasmus+ a Evropského sboru solidarity. Nové termíny pro podání žádostí naleznete zde.

  • Obraťte se prosím na svou národní agenturu, protože některé správní postupy týkající se předkládání formulářů žádostí budou zjednodušeny.

 

6. Pracuji v oblasti koordinace projektů Erasmus+ a Evropského sboru solidarity a z organizační podpory je mně a mým kolegům vyplácena mzda. Můžeme si ponechat náklady na organizaci mobilit v plném rozsahu i přesto, že některé aktivity byly zrušeny?

  • Pro výše uvedené případy platí, že pokud jsou jednotliví účastníci způsobilí k tomu, aby obdrželi nebo si ponechali grant na pobytové náklady, budete mít nárok na obdržení organizační podpory z programu Erasmus+ nebo Evropského sboru solidarity.

  • I v případech, kdy jsou aktivity v rámci programu Erasmus+ nebo Evropského sboru solidarity zrušeny, máte nárok obdržet organizační podporu. Tento přístup bere v potaz nájem prostor, náklady na přípravu a následnou kontrolu účastníků před výjezdem i úkony, které provádíte na podporu účastníků při zvládání mimořádného charakteru pandemie COVID-19 (zrušení, kontakty s partnery z řad přijímajících institucí, poradenství atd.).

 

7. Jsem koordinátor/ka projektu a musel/a jsem pozastavit projekt. Můžu si ponechat grant na projektové řízení? Můžu požádat o prodloužení projektu a dokončit aktivity později?

  • Příjemci strategických partnerství nebo solidárních projektů se mohou rozhodnout, že dočasně pozastaví svůj projekt nebo požádají o prodloužení doby trvání projektu a provedou plánované činnosti, jakmile budou omezení zavedená v souvislosti s pandemií COVID-19 zrušena (Pozastavení projektu z důvodu vyšší moci je běžné u solidárních projektů, u projektů strategických partnerství doporučujeme projekt prodloužit. Pokud by doporučený proces nepřinesl ve Vašem projektu řešení, obraťte se na konzultanta/konzultantku Domu zahraniční spolupráce, který se Vašemu projektu věnuje.). V tomto případě bude grant na projektové řízení vypočítán na základě nové délky trvání projektu bez zohlednění pozastavení projektu, ale nesmí překročit celkovou schválenou výši grantu.

 

8. Jsem koordinátor/ka projektu. Musel/a jsem zrušit aktivity, ale už mi vznikly výdaje, které není možné získat zpět (pronájem pokoje, ubytování pro účastníky atd.). Budou tyto náklady hrazeny?

  • Obraťte se prosím na národní agenturu ve své zemi. V případech, kdy se ruší aktivity v rámci programu Erasmus+ nebo Evropského sboru solidarity a organizacím vznikly náklady, které není možné zpětně získat, budou mít možnost nechat si tyto náklady proplatit.

 

9. Chci zajistit fyzický podpis grantové dohody svým nadřízeným, nicméně to v tuto chvíli není možné. Bude naskenovaná kopie grantové dohody dostačující?

  • Obraťte se prosím na národní agenturu ve své zemi. Vzhledem k současným mimořádným okolnostem může národní agentura souhlasit s tím, že dočasně přijme naskenované podepsané kopie grantových dohod. Tyto dohody však budou muset být potvrzeny prostřednictvím oficiální výměny fyzických podpisů, jakmile budou omezení zavedená v souvislosti s pandemií COVID-19 zrušena.

 

10. Mají studenti / účastníci vzdělávání / zaměstnanci vyplnit zprávu účastníka, pokud se jejich mobilita neuskutečnila, ale některé náklady byly uznány na základě tzv. vyšší moci?

  • Standardní požadavek na vyplnění zpráv účastníků přímo a výhradně souvisejících s danou aktivitou se v případě neuskutečnění mobility z důvodu vyšší moci způsobené pandemií covid-19 neuplatňuje a zpráva se nevyplňuje.

 

11. Mohou být dodatečné cestovní náklady tzv. zero-grant studentů v rámci mobilit vysokoškolského vzdělávání uhrazeny stejným způsobem jako v případě studentů, kteří pobírali stipendium?

  • Jak stanoví pokyny pro uplatňování vyšší moci, účastníci mohou obdržet grant ve vyšší hodnotě, než byla původně dohodnuta. Za výjimečných okolností se proto příjemce může rozhodnout, že toto ustanovení použije rovněž na tzv. zero-grant účastníky, ačkoli za běžných okolností tito vysokoškolští studenti nedostávají grantové prostředky EU spojené s cestováním a pobytem.

 

12. Mohou příjemci zrušit mobilitu před výjezdem (např. příští semestr)  získat náhradu na základě vyšší moci?

  • Národní agentura doporučuje příjemcům, aby jim nevznikaly žádné přípravné náklady, mají-li pochybnosti, zda se daná činnost bude moci uskutečnit. Pokud se jedná o nezbytné náklady, které je třeba vynaložit ve větším předstihu (poplatky za víza), lze pak tyto v případě zrušení mobility ve vyšší moci uznat. 

 

13. Můžete objasnit, jestli je způsobilá online výuka pro profesory a vyučující? Vztahují se stejná pravidla pro studenty účastnící se online výuky také na zaměstnance?

  • Pokud jde o způsobilost online aktivit, mezi studenty a zaměstnanci nejsou rozdíly. Zavedená opatření na základě vyšší moci příjemcům v zásadě umožňují využít online aktivity k tomu, aby uzavřeli či dokončili již zahájené aktivity nebo zajistili jejich pokračování. Co se týče aktivit, které doposud nebyly zahájeny, příjemci je mohou odložit nebo absolvovat jako virtuální mobilitu online. K tomu by mělo pomoci výjimečné prodloužení projektového období až na 36 měsíců (až 38 pro KA107 ve Výzvě 2018).

 

14. Pokud je trvání projektu prodlouženo z 24 měsíců nebo méně na dobu delší než 24 měsíců, znamená to, že je třeba vypracovat průběžnou zprávu?

  • Ne nutně, protože by tím vznikly nové požadavky, kdežto účelem opatření je pomoci příjemcům v obtížné situaci.

 

15. Dobrovolníci působící v rámci Evropského sboru solidarity ukončili nebo ukončují svou aktivitu a nemohou se vrátit do své domovské země. Jaké pojistné krytí je za tohoto scénáře poskytováno? Jaké je pojistné krytí v jejich domovské zemi / hostitelské zemi v případě přerušených aktivit?

  • Na dobrovolníky se nadále vztahuje pojistné krytí v jejich hostitelské zemi, a to po celou dobu, na niž byli pojištěni, plus 2 měsíce. V případě potřeby a tehdy, jestliže nebylo dosaženo 12 měsíců aktivity, organizacím doporučujeme prodloužit dobu trvání aktivity bez nároku na navýšení schválené výše grantu.

  • Souběžně Komise ověřuje, jak zajistit pojištění dobrovolníků, kteří byli nuceni zůstat v hostitelské zemi a dosáhli 12 měsíců aktivity, jestliže bude situace trvat dlouho a budou využity i dodatečné 2 měsíce krytí.

  • Mějte prosím na paměti, že pojistné krytí přestává platit, pokud je projekt dokončen, uzavřen nebo zrušen.

  • V případě přerušení aktivity se použijí následující scénáře:

    • A) Dobrovolníci, kteří se vrátili domů:

Na dobrovolníky se nadále vztahuje i pojistné krytí v jejich domovské zemi, a to po celou dobu, na niž byli pojištěni, plus 2 měsíce. Není-li pojistné krytí během pobytu v domovské zemi zapotřebí, může být pozastaveno.

    • B) Dobrovolníci, kteří se nemohou vrátit do své domovské země:

Na dobrovolníky se nadále vztahuje pojistné krytí v jejich hostitelské zemi, a to po celou dobu, na niž byli pojištěni, plus 2 měsíce.

  • Souběžně Komise ověřuje, jak zajistit období pojistného krytí pro aktivity přesahující 12 měsíců pro případy, kdy dobrovolníci pozastaví svou aktivitu a posléze se na ní vrátí.

 

16. Mnozí dobrovolníci působící v Evropském sboru solidarity přerušili svou aktivitu a vrátili se na dobu přerušení domů, zatímco mnoho dalších se do své domovské země po dobu přerušení činnosti vrátit nemůže. Za jakých podmínek mohou dobrovolníci pokračovat ve své aktivitě?

  • Celkové způsobilé období aktivity je 12 měsíců a v důsledku karanténních opatření spojených s COVID-19 je lze podle potřeby pozastavit. Dobrovolníci působící v Evropském sboru solidarity proto mohou opětovně zahájit svou aktivitu, až období pozastavení skončí, a dokončit ji v rámci zbývající doby trvání až do maximální celkové délky 12 měsíců.

  • Příjemce musí nicméně ověřit a zajistit, že po celé období aktivity– včetně doby trvání pozastavení – zůstává v platnosti grantová dohoda podepsaná s národní agenturou. V případě potřeby musí příjemce požádat o prodloužení.

 

17. Je rovněž možné prodloužit trvání projektů ESC13?

  • Prodloužení projektů se vztahuje také na ESC 13 – projekty Dobrovolnického partnerství.

 

18. Za běžných okolností při používání jednotkových nákladů nemusejí příjemci klíčové akce 1 a klíčové akce 2 předkládat doklady o výdajích nebo zprávy/údaje o přesné výši vzniklých výdajů. Můžete potvrdit, že je tomu tak i v případě, kdy se podle zásady zásahu vyšší moci uplatňují jednotkové náklady?

  • Ano, tatáž pravidla platí i v případě zásahu vyšší moci. Při vykazování výdajů v rámci Mobility Tool+ je příjemce povinen označit projekt jako zásah vyšší moci a vysvětlit použití zásady zásahu vyšší moci v kontextu pandemie COVID-19.

  • Jako obvykle by příjemci měli uchovávat veškerou podpůrnou dokumentaci, která prokazuje, že aktivita, v jejímž důsledku vznikly náklady, proběhla, případně vznikly výdaje s ní související, a to pro účely možných budoucích kontrol.
  • Pro přiznání vyšších nákladů, než je počet reálně splněných jednotek, je bezpodmínečně nutné doložit skutečně vzniklé náklady platnými účetními doklady.

 

19. Pokud příjemci požádají o prodloužení délky trvání projektu, musejí také projekt pozastavit (na počet měsíců, o které chtějí délku trvání prodloužit)? Můžete objasnit, zda existuje souvislost mezi pozastavením a prodloužením projektu?

  • Pokud byly aktivity přerušeny, je nutné projektové období prodloužit o počet měsíců, který je nutný k dokončení projektu. Případné prodloužení však neumožňuje navýšit přidělenou výši grantu.

  • Pokud budou aktivity formálně pozastaveny, všechny aktivity, a s nimi  a související náklady, nebudou způsobilé. K formálnímu pozastavení je zapotřebí změny grantové dohody, tedy vyhotovení dodatku. Komise proto nevyžaduje, aby grantové dohody byly formálně (právně) pozastaveny, pokud byly aktivity přerušeny z důvodů spojených s pandemií COVID-19. Národní agentury místo toho mohou prodloužit projekty  o počet měsíců, po které byly činnosti přerušeny, a z důvodu zjednodušení a zajištění maximální flexibility až po horní hranici  dle aktuálních instrukcí ze strany Evropské komise.  

 

20. Je možné pozastavit projekt, který se blíží svému konci?

  • Příjemce může požádat o pozastavení grantové dohody v jakékoliv fázi realizace projektu. Je na příslušné národní agentuře, aby s ohledem na relevantní okolnosti a platný právní rámec pečlivě individuálně posoudila a ověřila, zda je daná žádost relevantní, náležitá a odůvodněná a zda bude s požadovaným pozastavením souhlasit, či nikoliv.

  • Pokud v důsledku pozastavení dojde k prodloužení délky trvání projektu s cílem umožnit příjemci dokončit aktivity/ vypracovat požadované výstupy, musí být nové nejzazší datum ukončení a nová délka trvání projektu v souladu s aktuálně platnými pravidly programu 

 

21. Pokud se dobrovolníci účastnili projektu po dobu více než tří měsíců, ale projekt byl zrušen kvůli epidemii onemocnění COVID-19, mohou se účastnit jiných dobrovolnických projektů? Mohou podpořit jiné organizace, pokud jejich hostitelská organizace musela ukončit činnost? Smějí dobrovolníci plnit jiné úkoly?

  • I na tyto případy přímo a výlučně spjaté s pandemií COVID-19 se použije zásada zásahu vyšší moci. Pokud byla aktivita daného dobrovolníka zrušena kvůli zásahu vyšší moci v souvislosti s pandemií COVID-19, měl by mít dobrovolník právo zúčastnit se jiné aktivity. V každém případě by celková doba aktivit neměla překročit 12 měsíců.

  • V projektech mohou být rovněž upravené  aktivity po konzultaci s příslušnou národní agenturou. V takovém případě jsou národní agentury povinny provést individuální posouzení s ohledem na relevantní okolnosti a platný právní rámec a ověřit, zda je úprava těchto aktivit relevantní, vhodná a odůvodněná za podmínky, že je projekt prováděn v souladu s celkovými cíli a ustanoveními v grantové dohodě. Avšak v případě, že se na změny nevztahuje flexibilita stanovená v grantové dohodě, by příjemci měli požádat národní agenturu o dodatek ke grantové dohodě.

 

Oprávněnost nákladů a další pravidla financování

22. Zahajují-li účastníci svou mobilitu v hostitelské zemi virtuálně, mají nárok na grant?

  • Účastník, který cestuje do hostitelské země za účelem uskutečnění svých virtuálních aktivit, má nárok na plný grant.

 

23. Vzhledem k pandemii COVID-19 si někteří účastníci pronajali auto na cestu domů (nebyly k dispozici žádné lety ani vlaková spojení). Jejich počáteční cestovní příspěvek vycházel ze stejného cestovního pásma. Náklady na pronájem automobilu by byly hrazeny z mimořádných nákladů (v rámci možností celkové přidělené částky grantu). Jak se však vypořádat s jedním dokladem za dva dobrovolníky? Je možné se před vyhotovením závěrečné zprávy dohodnout, jak rozdělit účet, a přijmout jej ve fázi závěrečné zprávy?
Pokud cesta trvá déle než jeden den, je možné stejným způsobem pokrýt i náklady na ubytování (tj. rozdělit účet, pokud účastníci sdílejí jeden pokoj)?
Tato otázka se týká také dobrovolníků pobývajících během pandemie COVID-19 ve sdílených bytech, přičemž výdaje musí být hrazeny jako mimořádné náklady. Je k pokrytí těchto nákladů potřebná další dokumentace?

  • Z grantu je možné hradit další náklady, pokud jsou odůvodněné, například v případě zajištění toho, aby se účastníci mohli vrátit zpět do své země původu. Cesta zpět by byla v první řadě hrazena obvyklým způsobem na základě jednotkových nákladů, pokud by nové cestovní náklady nepřekročily počáteční cestovní výdaje (např. v případě absence náhrady ze strany cestovní kanceláře nebo z pojištění).

  • Kromě výše uvedeného může národní agentura / příjemce v jednotlivých případech poskytnout mimořádné náklady, pokud to považuje za oprávněné, a to v rámci dostupnosti finančních prostředků. Vždy ale řádně odsouhlasené a schválené.

  • V souladu se zásadou využití upravených jednotkových nákladů (stejné podíly dostupných prostředků) v nejvyšší možné míře a s ohledem na zásadu rovného zacházení by účastníci měli zpravidla dostávat stejnou částku.

  • Platí obvyklá pravidla pro podpůrné dokumenty týkající se jednotkových nákladů a/nebo dodatečných skutečných nákladů.

 

24. Mohou vysokoškolské instituce využít svou organizační podporu k pokrytí mimořádných nákladů souvisejících s virtuálními aktivitami a je třeba toto zdokumentovat?

  • Pokud již vysokoškolské instituce nemohou využít možnost mimořádných nákladů souvisejících s virtuálními aktivitami, pak mohou využít svou organizační podporu k pokrytí nákladů spojených s realizací a/nebo s účastí na virtuálních aktivitách.

 

Aktivity národních agentur a řízení životního cyklu projektu

25. Je v případě plně virtuální mobility bez poskytnutí grantu Erasmus+ účastníkovi nadále nutné, aby příjemce podepsal účastnickou smlouvu s účastníkem?

  • Není-li udělen grant, není účastník povinen podepsat účastnickou smlouvu. Pokud ovšem příjemce požádá o náklady na organizaci mobilit za účelem organizace virtuální mobility, musí být u této mobility uzavřená veškerá smluvní dokumentace, která je povinná dle pravidel programu. Součástí musí být i příslušné potvrzení o úspěšném dokončení aktivity, musí být odevzdána závěrečná zpráva účastníka a virtuální mobilita musí být odpovídajícím způsobem zaznamenána v nástroji mobility MT+

 

26. Studenti, kteří se účastní virtuálních aktivit v hostitelské zemi, mají nárok na grant na mobilitu, ale není tomu tak, pokud zůstávají ve své domovské zemi. Jak by si měly vysokoškolské instituce ověřit, zda je student skutečně v zahraničí?

  • Obvykle se přítomnost v rámci hostitelské vysokoškolské instituce/organizace ověřuje potvrzením příjezdu/pobytu a/nebo výpisem studijních výsledků (což fakticky ověřuje fyzickou přítomnost). V případě, že není možné, aby hostitelská vysokoškolská instituce ověřila fyzickou přítomnost, např. pokud jsou kampus a všechny administrativní služby uzavřeny a/nebo zůstávají uzavřené po celou dobu mobility, je možné příjezd do hostitelské země a/nebo fyzickou přítomnost během celé aktivity mobility ověřit letenkami, vlakovými jízdenkami nebo jinými dokumenty, které mohou ověřit cestu do a/nebo z hostitelské země, v souladu s tím, co je v každé situaci relevantní.

 

27. Irské správní orgány požadují, aby každý, kdo přijde do Irska, s výjimkou příchodu ze Severního Irska, strávil 14 dní v izolaci. V praxi to znamená, že dobrovolníci, kteří mohou vstoupit do Irska v rámci své mobility, budou také muset strávit 14 dní v izolaci.
Mohou účastníci absolvovat úvodní a další popříjezdová školení virtuálně během karantény, a byla by pak tato školení součástí mobility?
Mohou být dny strávené v karanténě považovány za součást aktivity a mohou být náklady účastníků po takovou dobu hrazeny?

  • Pokud účastníci musejí v přijímacím období přejít do období povinné karantény, lze toto období považovat za součást jejich aktivity a náklady pokrýt grantem.

 

 


 

 

  • Onemocnění COVID-19 negativně ovlivňuje probíhající nebo plánované aktivity v rámci programu Erasmus+ a Evropského sboru solidarity.

  • Hlavním cílem Evropské komise je bezpečnost a ochrana všech účastníků programu Erasmus+ a Evropského sboru solidarity při současném dodržování všech omezujících opatření přijatých na národní úrovni. Evropská komise se snaží pomoci příjemcům grantů, studentům, žákům, dobrovolníkům a jiným účastníkům programů vypořádat se s důsledky, které pro ně z nastalé situace plynou. Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy v roli národní autority pro tyto programy a Dům zahraniční spolupráce v roli národní agentury pro tyto programy se aktivně podílejí na uvedených cílech Evropské komise.

  • Evropská komise, MŠMT a DZS průběžně aktualizují instrukce s ohledem na vývoj situace. Jako jeden z možných komunikačních nástrojů jsou používány dokumenty s otázkami a odpověďmi, které vznikají v reakci na mimořádnou situaci a které naleznete níže. Cílem opatření je omezit administrativní zátěž, zejména s ohledem na vysoký počet případů souvisejících s vyšší mocí. Často kladené dotazy zveřejňuje také Evropská komise na stránkách zde.

  • Za současných okolností je možné uplatňovat zásadu vyšší moci a je možné poskytnout určitou flexibilitu studentům, žákům, dobrovolníkům a dalším účastníkům mobilit v rámci Erasmu+ a Evropského sboru solidarity. Zásady vyšší moci se však nelze dovolávat automaticky. Dům zahraniční spolupráce musí jednotlivé případy posuzovat individuálně v národním kontextu, aby ověřil, zda je žádost o mimořádná opatření relevantní a náležitá. Použití možných opatření musí Dům zahraniční spolupráce za všech okolností posuzovat v každém jednotlivém případě a výjimky, dané zásadou vyšší moci, je nezbytné vykládat striktně a nezneužívat je.

  • V případě, že chcete získat informace k vaší konkrétní situaci, obraťte se na konzultanta/konzultantku Domu zahraniční spolupráce, který se vašemu projektu věnuje. V případě, že neznáte jeho jméno, pište nám na info@dzs.cz.

 

Zahajují-li účastníci svou mobilitu v hostitelské zemi virtuálně, mají nárok na grant?

 

·         Národní agentura doporučuje příjemcům, aby jim nevznikaly žádné přípravné náklady, mají-li pochybnosti, zda se daná činnost bude moci uskutečnit. Pokud se jedná o nezbytné náklady, které je třeba vynaložit ve větším předstihu (poplatky za víza), lze pak tyto v případě zrušení mobility ve vyšší moci uznat.